税務調査が来た！
特電は創業13年目になりますが、初めて税務調査というものが来ました。
1か月くらい前に顧問の税理士の先生を通じて連絡がありました。最初は11月16日～17日の2日間で行いたいということだったのですが、「展示会に出展しているから」という理由で延ばしてもらい、24日・25日の2日間になりました。
事情があれば、日時の変更は可能ということは本当のようです。
さて、24日の税務調査に備えて準備したことは、
- 契約書等を、分類・整理して日付順にファイルに整理整頓。もちろん収入印紙チェックは忘れずに。
- 定期株主総会議事録や取締役会議事録、定款なども時系列に並べてファイルに納め、いつでも出せるようにしておく。
- 納品書・請求書・見積書、その他、佐川急便の伝票など、年度ごとに一式そろえておく
- 会社の概況（主要製品の説明、取引先の相関図、売上・利益の推移グラフ）を用意
まぁ、当たり前のことを当たり前にやっておいただけです。
特電は毎年の決算を正しくちゃんと行っていたので、そんなに恐れることはないのですが、やはり緊張するものです。税理士の先生から言われていたことは「聴かれたことだけを喋り、余計なことは言わないように」とのことでした。
9:45ごろに税理士の先生が到着し、10:00ぴったりに税務署の事務官が来ます。
本当にぴったりの時間に来ます。かなり若い方で、名刺を拝見すると、「事務官」と書かれていました。
趣旨は、定期的な通常の調査で、三年分の帳簿のチェックをしたいというものでした。
まずはあらかじめ印刷しておいた資料を使って会社の概況の説明。
- 主に外国から電子部品を輸入して、プリント基板に実装して、いろいろなところに納品している
- その回路や基板を設計している
- 創業13年目で、習志野から秋葉原、神田、本郷へと移転してきた
- この会社はこの部屋がすべて。ほかに倉庫などはない
などなどです。
雑談の中にも税金的な話がふんだんに入っていて、なんとか糸口を見つけようとしていますが、ちゃんと会計をやっているので、何もでてきません。
午後からは、帳簿のチェックです。基本的に税務官の人がすべての帳簿を見て、不審な点を探します。何か聞かれた際には税理士の先生が私の代わりに答えてくれるので、特にずっと一緒にいなくても構わないのですが、聞かれたときにはすぐに答えられるようにしておきます。
質問されたことは
- ○○という見積書があるが、これに対応する売上が帳簿にない
ということが多かったです。それに対しては、Accessで作った販売管理システムを見せながら、「これは見積もりだけで注文が来ていません。当て馬にされただけです。代わりに同じものが別の商社から注文が来ています」
といいました。
すべての書類を保存していたので、失注した見積書も含めて全部保存していたので疑われたようです。これからは、見積書に「失注」ハンコでも押したほうがいいかなと思いました。
- ○○の請求書の原本が保存されていない
というものですが、「お客様に送ったから、残っていない」と答えました。
すぐにAccessのシステムで再印刷して、それでOKでした。
これからは、請求書を郵送した場合には「控え」ハンコを押した請求書を残しておいたほうがよかったかもしれません。
あと、大量にあるDigikeyのInvoiceも全部チェックしていきました。初めて見る会社の帳簿を、よく短時間でここまで把握できるものです。さすがプロですね。
部品の在庫の管理も気にしていたようで、これはPHPとMySQLで動く特電独自の部品在庫管理システムを見せて、
「単価1円にも満たない細かい電子部品の1個1個まで、棚卸の時に全部数えて、購入時の原価で計算している」ということを伝えたらぐうの音も出ないようでした。
特に気にしていた点は、期をまたぐような仕入れをしていたりした場所で、例えば4月20日ごろに入荷したものが、その期の棚卸に入っているかですが、これは
「期をまたぐような場合は、それが漏れたりしないように大変注意しながら棚卸をしている（ｷｯﾊﾟﾘ）」と言って、OKでした。
税務官の人からは、「在庫システムに、誰がどんな変更を加えたかの履歴を残せるようにしておいてください」という宿題を出されましたが、それだけでOKでした。
大学・官公庁向けの販売で契約書がないのを指摘されたりもしましたが、ないものはないので、「仕様書・発注書だけでやっている」と答えて、それでOKでした。
経費の使い方についても、全く問題はありませんでした。
2日間で3年分を調査する予定だったのですが、1年半くらいを見て、それで終わりになりました。何も見つけられずに帰っていきました。
税理士の先生曰く、かなり優秀なほうで、特に指摘されたり修正されたりする点はないだろうとのことでした。
緊張して待っていた税務調査ですが、無事に終わったようです。
今後、改善するべき点としては、
- 請求書の控えは「控え」ハンコを押してとっておく
- 見積書で失注したものは「失注」ハンコを押してとっておく
- データベースは、作業者の履歴が残るようにする
という感じです。
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